Mai fidarsi di un computer che non è possibile gettare dalla finestra.

— Steve Wozniak

Sovraccarico cognitivo

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http://www.stenoweb.it/files/blog/sovraccarico.jpg Ecco una domanda personale: quante volte hai controllato oggi le tue e-mail? Probabilmente l'hai fatto almeno 50 volte – è questa la media per un knowledge worker al giorno d'oggi, secondo un sondaggio di RescueTime. Hai anche verificato gli instant messaging 77 volte oggi. E hai visitato più di 40 siti. E seguito il link di chissà quanti feed, uno dentro l'altro. A questo ritmo, come hai fatto a essere davvero produttivo dal punto di vista lavorativo? E' un grosso problema oramai, si può dire che non siamo più nell'era dell'informazione, ma in quella più pericolosa del sovraccarico cognitivo.

Secondo l'IDC, il volume di posta elettronica è cresciuto negli ultimi 5 anni fino a 40 miliardi di e-mail all'anno. E ci si attende che questo dato sia destinato ad aumentare del 18% annuo nei prossimi 5 anni. Con l'intensificazione di questo problema sono state sviluppate diverse strategie che vanno da un approccio più semplice – come quello di spegnere l'avviso di nuova posta – a uno più drastico, come dichiarare una vera e propria bancarotta di email, come ha fatto Lawrence Lessig, Professore di legge a Stanford. E non è il solo. Molti utenti si sono arresi all'eccessivo volume della propria casella e-mail facendo tabula rasa di qualche proprio account (me compreso).

Le iniziative per cercare di alleviare il problema non mancano, come ad esempio l' Information Overload Research Group (IORG), tra i cui membri principali ricordiamo IBM, Google, Microsoft e Intel, che è stato creato proprio per dare una mano agli utenti che hanno questi problemi e con l'obiettivo di ricercare e pubblicizzare il problema del sovraccarico da informazioni, che si stimi costi alle sole società americane cifre sull'ordine dei 650 miliardi di dollari ogni anno.
Infatti non sono solo gli utenti i soli ad essere invasi da troppe e-mail. Le società per le quali lavorano – grandi o piccole che siano – devono fissare dei limiti sull'uso di e-mail per preservare spazio sul server, e spesso bloccano gli account degli utenti che superano questo limite.
Certo, l'e-mail non è l'unica colpevole della tua distrazione. Pensiamo ai blog, ai feed RSS e al protagonista dei nostri giorni: l'instant messaging. Ma riguardo a questo esistono diversi punti di vista. I ricercatori dell'Ohio State University e dell'Università della California hanno recentemente scoperto che i dipendenti che usano software di instant messaging sul posto di lavoro subiscono meno interruzioni di quelli che non ne usano. Dall'altro lato, tuttavia, possono essere necessari fino a 10 minuti per riconcentrarsi sul proprio lavoro dopo un solo minuto passato su un instant messaging.
Ma se l'instant messaging può togliere un po' di peso dall'e-mail, c'è ancora da chiedersi cosa fare con tutte le informazioni che rimangono nella tua casella di posta.
Secondo il LexisNexis 2008 Workplace Productivity Survey, il 68% dei professionisti vorrebbe passare più tempo a usare le informazioni che a organizzarle. Essi sostengono che il non essere in grado di mettere mano all'informazione giusta nel momento giusto compromette la loro abilità di lavorare efficientemente. Per l'85% di loro non trovare l'informazione giusta al momento giusto significa una grossa perdita di tempo. Il 62% di loro, infine, sostiene di impiegare troppo tempo a fare ricerche tra le informazioni inutili.

Ma noi possiamo fare qualcosa? Il sovraccarico da informazioni non è solo dannoso per le casse delle aziende, ma anche per la salute delle persone, quindi è anche nostro dovere cercare di migliorare la situazione.
Uno dei maggiori esperti del Web Jacob Nielsen ha coniato il termine "inquinamento informativo" e ha qualche suggerimento per aiutare i "knowledge worker" a gestire meglio la loro casella di posta.

Strategie personali

Scegliere un momento preciso della giornata per controllare e leggere i nuovi messaggi.

  1. Non usare "rispondi a tutti" quando si risponde a un'e-mail. Mandare messaggi supplementari solo a chi in realtà ha bisogno della risposta.
  2. Scrivere con attenzione l’oggetto del messaggio. E' importante essere specifici.
  3. Creare un indirizzo di posta diverso per i messaggi personali e le newsletter. Controllare questa utenza una volta al giorno.
  4. Essere concisi.
  5. Evitare i messaggi istantanei, a meno che le interazioni in tempo reale non aggiungano veramente valore alla comunicazione. Come già detto, un'interruzione di un minuto costa dieci minuti di produttività per ristabilire la concentrazione e ritornare su quanto si stava facendo.

Strategie aziendali

Rispondere alle domande di carattere generale dei clienti sul sito Web dell'azienda, usando un linguaggio chiaro e conciso. Questo risparmierà ai clienti tempo e di conseguenza eviterà che essi chiedano ulteriori spiegazioni con telefonate o e-mail.

  1. Ridisegnare, se necessario, la intranet aziendale in modo che i dipendenti possano trovare le informazioni più velocemente e rendere la homepage della intranet il punto di ingresso per aggiornarsi su notizie ed eventi dell'azienda.
  2. Limitare il numero di e-mail interne a tutti i dipendenti; mettere le informazioni sulla intranet, dove i dipendenti possono trovarle quando ne hanno bisogno.
  3. Introdurre una cultura aziendale in cui sia accettabile non rispondere alle e-mail immediatamente. Questo libera dalla pressione di controllare la posta in continuazione e consente di lavorare meglio

Ridurre il volume dei messaggi è un obiettivo per quasi tutte le organizzazioni. Se viene raggiunto, può aiutare a ridurre altri costi associati con la gestione della posta, come ad esempio le operazioni di manutenzione sui server. Se si riducono i volumi delle e-mail, si lavora meglio e la posta elettronica diventa uno strumento più efficace per gestire i messaggi.

Meditiamo insieme.

"un'interruzione di un minuto costa dieci minuti di produttività per ristabilire la concentrazione"

Parole sante che ogni dirigente dovrebbe avere in cuffia in loop tutte le notti, per tutta la vita ...

ASD

Persino i tedeschi durante la seconda guerra mondiale avevano capito che gli operai lavoravano di più e meglio se ascoltavano musica durante le sessioni di lavoro....

M.