I computer sono inutili, possono dare solo risposte.

— Pablo Picasso

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Sovraccarico cognitivo

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http://www.stenoweb.it/files/blog/sovraccarico.jpg Ecco una domanda personale: quante volte hai controllato oggi le tue e-mail? Probabilmente l'hai fatto almeno 50 volte – è questa la media per un knowledge worker al giorno d'oggi, secondo un sondaggio di RescueTime. Hai anche verificato gli instant messaging 77 volte oggi. E hai visitato più di 40 siti. E seguito il link di chissà quanti feed, uno dentro l'altro. A questo ritmo, come hai fatto a essere davvero produttivo dal punto di vista lavorativo? E' un grosso problema oramai, si può dire che non siamo più nell'era dell'informazione, ma in quella più pericolosa del .

Secondo l'IDC, il volume di posta elettronica è cresciuto negli ultimi 5 anni fino a 40 miliardi di e-mail all'anno. E ci si attende che questo dato sia destinato ad aumentare del 18% annuo nei prossimi 5 anni. Con l'intensificazione di questo problema sono state sviluppate diverse strategie che vanno da un approccio più semplice – come quello di spegnere l'avviso di nuova posta – a uno più drastico, come dichiarare una vera e propria bancarotta di email, come ha fatto Lawrence Lessig, Professore di legge a Stanford. E non è il solo. Molti utenti si sono arresi all'eccessivo volume della propria casella e-mail facendo tabula rasa di qualche proprio account (me compreso).

Le iniziative per cercare di alleviare il problema non mancano, come ad esempio l' Information Overload Research Group (IORG), tra i cui membri principali ricordiamo IBM, Google, Microsoft e Intel, che è stato creato proprio per dare una mano agli utenti che hanno questi problemi e con l'obiettivo di ricercare e pubblicizzare il problema del sovraccarico da informazioni, che si stimi costi alle sole società americane cifre sull'ordine dei 650 miliardi di dollari ogni anno.
Infatti non sono solo gli utenti i soli ad essere invasi da troppe e-mail. Le società per le quali lavorano – grandi o piccole che siano – devono fissare dei limiti sull'uso di e-mail per preservare spazio sul server, e spesso bloccano gli account degli utenti che superano questo limite.
Certo, l'e-mail non è l'unica colpevole della tua distrazione. Pensiamo ai blog, ai feed RSS e al protagonista dei nostri giorni: l'instant messaging. Ma riguardo a questo esistono diversi punti di vista. I ricercatori dell'Ohio State University e dell'Università della California hanno recentemente scoperto che i dipendenti che usano software di instant messaging sul posto di lavoro subiscono meno interruzioni di quelli che non ne usano. Dall'altro lato, tuttavia, possono essere necessari fino a 10 minuti per riconcentrarsi sul proprio lavoro dopo un solo minuto passato su un instant messaging.
Ma se l'instant messaging può togliere un po' di peso dall'e-mail, c'è ancora da chiedersi cosa fare con tutte le informazioni che rimangono nella tua casella di posta.
Secondo il LexisNexis 2008 Workplace Productivity Survey, il 68% dei professionisti vorrebbe passare più tempo a usare le informazioni che a organizzarle. Essi sostengono che il non essere in grado di mettere mano all'informazione giusta nel momento giusto compromette la loro abilità di lavorare efficientemente. Per l'85% di loro non trovare l'informazione giusta al momento giusto significa una grossa perdita di tempo. Il 62% di loro, infine, sostiene di impiegare troppo tempo a fare ricerche tra le informazioni inutili.

Ma noi possiamo fare qualcosa? Il sovraccarico da informazioni non è solo dannoso per le casse delle aziende, ma anche per la salute delle persone, quindi è anche nostro dovere cercare di migliorare la situazione.
Uno dei maggiori esperti del Web Jacob Nielsen ha coniato il termine "inquinamento informativo" e ha qualche suggerimento per aiutare i "knowledge worker" a gestire meglio la loro casella di posta.

Strategie personali

Scegliere un momento preciso della giornata per controllare e leggere i nuovi messaggi.

  1. Non usare "rispondi a tutti" quando si risponde a un'e-mail. Mandare messaggi supplementari solo a chi in realtà ha bisogno della risposta.
  2. Scrivere con attenzione l’oggetto del messaggio. E' importante essere specifici.
  3. Creare un indirizzo di posta diverso per i messaggi personali e le newsletter. Controllare questa utenza una volta al giorno.
  4. Essere concisi.
  5. Evitare i messaggi istantanei, a meno che le interazioni in tempo reale non aggiungano veramente valore alla comunicazione. Come già detto, un'interruzione di un minuto costa dieci minuti di produttività per ristabilire la concentrazione e ritornare su quanto si stava facendo.

Strategie aziendali

Rispondere alle domande di carattere generale dei clienti sul sito Web dell'azienda, usando un linguaggio chiaro e conciso. Questo risparmierà ai clienti tempo e di conseguenza eviterà che essi chiedano ulteriori spiegazioni con telefonate o e-mail.

  1. Ridisegnare, se necessario, la intranet aziendale in modo che i dipendenti possano trovare le informazioni più velocemente e rendere la homepage della intranet il punto di ingresso per aggiornarsi su notizie ed eventi dell'azienda.
  2. Limitare il numero di e-mail interne a tutti i dipendenti; mettere le informazioni sulla intranet, dove i dipendenti possono trovarle quando ne hanno bisogno.
  3. Introdurre una cultura aziendale in cui sia accettabile non rispondere alle e-mail immediatamente. Questo libera dalla pressione di controllare la posta in continuazione e consente di lavorare meglio

Ridurre il volume dei messaggi è un obiettivo per quasi tutte le organizzazioni. Se viene raggiunto, può aiutare a ridurre altri costi associati con la gestione della posta, come ad esempio le operazioni di manutenzione sui server. Se si riducono i volumi delle e-mail, si lavora meglio e la posta elettronica diventa uno strumento più efficace per gestire i messaggi.

Meditiamo insieme.

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